Zo wordt de moderne werkplek veilig en ècht productiever
Nieuwe technologie resulteert niet automatisch in een hogere productiviteit van je werknemers. Technologie is een middel, geen doel. Door werkprocessen en de dagelijkse praktijk centraal te stellen, gaat technologie pas echt voor je medewerkers werken. Dat is de essentie van DIGITAL365.
In de Microsoft moderne werkplek van vandaag komen allerlei grote ontwikkelingen samen: cloud, data analytics en AI. Hier tijdig op inspringen is cruciaal om als organisatie relevant te blijven, maar overhaast te werk gaan brengt ook risico’s met zich mee. Vooral op het gebied van cyber security. Dit artikel verkent hoe de moderne werkplek in de cloud eruitziet en hoe DIGITAL365 bijdraagt aan echte productiviteitswinst voor je werknemers.
Van on-premise naar cloud native
Cloud is hot. De verschuiving van lokale servers naar online servers is een blijvende IT-trend: cloud-adoptie bij Nederlandse enterprises steeg van 48% in 2018 tot 61% in 2023. Met cloud worden organisaties minder afhankelijk van eigen hardware en IT-diensten omdat elk aspect kan worden uitbesteed – van infrastructuur en back-ups tot beveiliging, software, support en toegangsbeheer. Grote investeringen in hardware maken plaats voor voorspelbare, maandelijkse kosten.
Werken in de cloud brengt echter ook nieuwe uitdagingen met zich mee, met name cybercriminaliteit en toenemende complexiteit. Zo leidt het toekennen van te veel rechten – wat nog regelmatig in de markt gebeurt – in de cloud vaker tot beveiligingsincidenten. Daarnaast kan het beheer van diverse webapplicaties en clouddiensten al snel complex worden, wat vooral voor enterprises een uitdaging vormt. Deze uitdagingen maken de overstap naar cloud niet onmogelijk, maar vereisen wel extra aandacht om de voordelen ervan volledig te kunnen benutten.
Overal kunnen werken en samenwerken met de Microsoft moderne werkplek
De manier van werken is tijdens de coronapandemie getransformeerd: het aantal thuiswerkuren per week steeg volgens TNO-onderzoek van gemiddeld 2,6 uur in 2019 naar bijna 7 uur in 2023. 1 op de 3 werknemers kan regelmatig zelf bepalen waar of wanneer te werken. Kunnen thuiswerken is de nieuwe norm in Nederland geworden. Het is echter meer dan alleen thuiswerken: de mogelijkheid om op afstand te kunnen samenwerken is net zo cruciaal. Dit omvat samenwerking met collega’s en externe partners, werken in dezelfde documenten, communicatie via chat en video, het gebruik van verschillende devices en openbare wifi-netwerken. Voeg hieraan de dynamiek toe van uitzendkrachten, tijdelijke werknemers en freelancers, en de noodzaak van adequaat toegangsbeheer en een efficiënte inrichting wordt een complexe uitdaging. Veiligheid blijft daarbij het belangrijkste aandachtspunt voor de meeste organisaties.
Veiligheid vraagt om gemak
Het grootste veiligheidsrisico in de hele IT-organisatie blijft de gebruiker, volgens Microsofts Digital Defence Report. Dat is degene die per ongeluk op de verkeerde link klikt, een verkeerd bestand download of updates negeert. Medewerkers zijn ook geen IT-specialisten; de oplossing zit in het inrichten van de IT zodat gebruikers op een intuïtieve en veilige manier kunnen werken en samenwerken. Dit principe ontbreekt vaak echter nog in legacy-systemen en verouderde werkplekoplossingen, zoals Citrix.
Van Citrix naar 365
Citrix introduceerde de eerste vorm van de online werkplek in 2005, Presentation Server, waarmee werknemers via het internet toegang kregen tot de lokale server. Organisaties die tegenwoordig nog Citrix gebruiken ervaren vaak hoge kosten door schaarse hardware, een gebrek aan flexibiliteit en performance-problemen. Migratie naar een Modern Workplace staat daarom bij veel organisaties op de agenda. In de praktijk zijn er twee opties ter overweging. Google Workspace biedt vooral voor kleinere organisaties een interessant alternatief, maar heeft vergeleken met Microsoft Office 365 minder geavanceerde opties op het gebied van veiligheid en compliance. Zo biedt Office 365:
Zero trust
Zonder verificatie van identiteit krijgt een gebruiker geen toegang tot bestanden of software.
Single sign-on
Met één keer inloggen is de gebruiker op alle software ingelogd.
Toegang op basis van rol
De toegang tot bestanden en software kan worden ingesteld op een specifieke rol, zoals accountmanager of salarisadministrateur.
SharePoint als basis
Met SharePoint heeft Microsoft al sinds 2001 ervaring in het faciliteren van online samenwerken.
Geïntegreerd met Teams
De welbekende applicaties Word, Excel, Outlook en PowerPoint zijn volledig geïntegreerd met Microsoft Teams, Microsofts platform voor samenwerking en communicatie.
Copilot
Als grote investeerder in OpenAI is Microsoft erop gebrand om AI te integreren in alle producten – de komst van Copilot zal vele organisaties helpen om werkprocessen met AI te verbeteren.
Security by design
Microsoft ziet IT security als essentiële voorwaarde voor de moderne werkplek.
Vooral voor grotere organisaties is Office 365 de logische keuze. Als oplossing combineert het veiligheid met geavanceerde productiviteitstools, en gebruikers zijn doorgaans al ingevoerd in Microsoft-producten.
Voor de inrichting van Office 365 vertrouwt Microsoft op partners zoals Digital Survival Company. We zagen dat organisaties vaak worstelden met het stroomlijnen van hun werkprocessen in Office 365 en daardoor niet de maximale profijt eruit haalden. Daarvoor ontworpen we Digital365.
DIGITAL365 voor maatwerk in de praktijk
DIGITAL365 is een allesomvattende werkplekoplossing voor organisaties met minimaal 150 gebruikers waarmee werken en samenwerken in de cloud nog veiliger en productiever wordt. De essentie van DIGITAL365 ligt in het vertalen van alle Microsoft tools en mogelijkheden naar de dagelijkse realiteit van gebruikers. Dit proces begint met een diepgaande analyse van hoe medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren: van e-mailen en samenwerken in documenten tot het werken in allerlei applicaties en het gebruiken van devices. Deze evaluatie doen we in de vorm van workshops met key users van elke afdeling en de IT-afdeling. Hiermee brengen we eventuele frictie en struikelblokken volledig in kaart.
Zo kunnen voor eindgebruikers zaken als onnodige mails, vertragingen in samenwerken of veelvuldig moeten inloggen frustraties opleveren. Voor IT-beheerders spelen vaak onderwerpen zoals shadow IT, device management, toegangsbeheer en het onboarden van nieuwe medewerkers. Bovendien kunnen organisaties ook specifieke richtlijnen hebben, zoals cyber security voor Stichting BKR dat leningen en krediet registreert.
Met al deze inzichten maken we een maatwerkoplossing om alle aandachtspunten efficiënt en veilig te adresseren en zo een efficiënte en veilige moderne werkplek te realiseren.
Als maatwerk verschilt DIGITAL365 per organisatie, maar bepaalde onderdelen komen altijd terug om veelvoorkomende hoofdzorgen aan te pakken:
Inkoop van licenties en abonnementen
Als trotse Cloud Service Provider (CSP) Tier 1 kunnen wij voordeliger en rechtstreeks bij Microsoft inkopen.
Nieuwe medewerkers snel onboarden
Zodra je als nieuwe gebruiker inlogt op je laptop of apparaat, configureert Autopilot alles op basis van je rol en toegangsrechten.
Back-ups buiten Microsoft om
Echte veiligheid vereist regelmatige back-ups op één of meerdere servers buiten Microsoft om – dit realiseren wij met onze partner Veeam Software.
Ransomware-bescherming
Onze immutable storage voorkomt verwijdering of wijziging van data. Dit is essentieel voor bescherming tegen ransomware.
Single sign-on overal
Afhankelijk van de rol bepalen we de benodigde toegang en zorgen ervoor dat alle relevante software met één inlog beschikbaar is.
De adoptie door werknemers zien we als groot aandachtspunt bij de overstap naar DIGITAL365. Zonder draagvlak zal de moderne werkplek niet naar behoren worden gebruikt. Daarom werken we nauw samen met onze zusterorganisatie Shapr, expert in de adoptie van technologie op de werkvloer.
Copilot komt eraan
Een grote ontwikkeling in de Microsoft moderne werkplek is de komst van AI. Om klanten op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen zoals Microsoft Copilot, houden we regelmatig innovatiesessies. Copilot is een AI-gestuurde assistent dat intelligente ondersteuning biedt binnen Office 365, van het automatiseren van e-mails tot het samenstellen van powerpointpresentaties en het visualiseren van Excel-data. Onze ervaringen met Copilot zijn veelbelovend: we zien Copilot als een ware game-changer voor de productiviteit van werknemers.
Meer weten over Copilot en de moderne werkplek? Neem contact op met Steven Klompenhouwer. Hij hoort graag welke hoofdzorgen jullie momenteel ervaren en vertelt graag hoe we die efficiënt kunnen adresseren.
Meer weten over onze modern workplace?
Stuur Steven een e-mail.
Steven Klompenhouwer – CEO
steven@digitalsurvivalcompany.com
