De evolutie van de werkplek: van traditioneel naar modern

Van server tot smartphone, cybersecurity is overal essentieel om datalekken en cyberaanvallen te voorkomen. De Modern Workplace — waarbij je altijd en overal, op elk apparaat, kunt werken en samenwerken — vormt het meest kritieke punt om te beveiligen. De grootste veiligheidsrisico's komen van de gebruiker. Hoe beveilig je de Modern Workplace effectief zonder in te leveren op productiviteit?

Elke week is er wel een nieuwsbericht over een cyberaanval of een datalek. Deze verhalen klinken soms bijna als fictie. De menselijke factor speelt vaak een grote rol, en meestal was er weinig bewustzijn van de mogelijke gevaren. In de praktijk van de meeste bedrijven komen datalekken en cyberaanvallen niet vaak voor, waardoor er weinig aandacht aan wordt besteed. Zolang het goed gaat, lijkt er geen noodzaak om actie te ondernemen. Totdat er iets misgaat.

Onderschat de risico's niet

Met de voortdurende digitalisering van bedrijfsprocessen en de manier waarop we werken, nemen de gevaren toe. Volgens het Cybersecuritybeeld Nederland 2023, gepubliceerd door de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV), blijft de digitale dreiging aanzienlijk en worden cybercriminelen steeds geavanceerder. Het digitale netwerk dat bedrijven, leveranciers en producten verbindt, biedt kennis- en schaalvoordelen, maar leidt ook tot risico's en kwetsbaarheden.

Zo zorgde een ransomware-aanval bij de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) in 2021 voor vertragingen in wetenschappelijk onderzoek bij universiteiten en instituten. Voor kleinere bedrijven kan een cyberaanval of datalek de bedrijfsvoering zelfs zodanig verstoren dat de toekomst van het bedrijf op het spel staat. Dit brengt een cruciale vraag met zich mee die elk bedrijf moet beantwoorden.

Hoeveel risico ben je bereid te nemen als bedrijf?

De NCTV adviseert in haar jaarrapport om uit te gaan van 'assume breach': ga ervan uit dat er al een cyberincident heeft plaatsgevonden. Wat kan er misgaan? Welke gegevens zou je kunnen verliezen, en wat zouden de gevolgen zijn? Dit helpt om duidelijk te maken waar je absoluut geen risico's kunt nemen, zoals bij administratie, en waar je iets meer risico kunt nemen, zoals bij marketingmateriaal van vorig jaar. Vervolgens kun je je beveiligingsmaatregelen hierop afstemmen.

In onze Security Services-praktijk zien we dat bedrijven het lastig vinden om precies te bepalen welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn. De neiging kan zijn om alles volledig af te sluiten, met alle gevolgen van dien voor de bruikbaarheid. De beste aanpak is geen monoloog, maar een dialoog. We begeleiden nieuwe klanten met een assessment, waarbij we hen meenemen op een reis naar digitale transformatie. Wennen aan nieuwe tools en processen is meestal een kwestie van gewenning en ervaring opdoen, zeker in het begin.

Begin bij de apparaten

Volgens Microsoft is de werkplek het startpunt van ongeveer 80% van alle beveiligingsincidenten. Dit verloopt altijd via het apparaat dat voor de werkplek wordt gebruikt, of het nu een pc, laptop, tablet of smartphone is. Je hebt altijd een apparaat nodig om met bedrijfsgegevens en applicaties te werken, en daar loop je het grootste risico. Belangrijke beveiligingsmaatregelen voor apparaten zijn onder andere:

• Multifactor Authenticatie: Niet alleen inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord, maar ook met een verificatiecode op je telefoon of e-mail, of via gezichtsherkenning of vingerafdruk
• Single Sign-On (SSO): Een aparte login voor elke applicatie is een veiligheidsrisico. Met Single Sign-On vervang je alle logins door één login bij het opstarten van de bedrijfsomgeving
• Wachtwoordloze authenticatie: Het onthouden en bijwerken van wachtwoorden kan leiden tot memo's met wachtwoorden die rondslingeren. Microsoft dringt daarom aan op verificatie zonder wachtwoord. Als een applicatie plotseling om een wachtwoord vraagt, is dat een waarschuwingssignaal
• Je laptop vergrendelen bij afwezigheid: In een klein bedrijf is er weinig risico als je even van je laptop wegloopt voor koffie. In een groot kantoor met buitenstaanders kun je beter geen salaris- of financieel programma open laten staan
• Bedrijfsgegevens op het apparaat beveiligen: Apparaat kwijt of gestolen? Het is geruststellend als je op afstand de toegang tot bedrijfsgegevens kunt beëindigen, bijvoorbeeld door het apparaat naar fabrieksinstellingen terug te zetten
• Regelmatige software-updates: Zorg dat alle software op het apparaat up-to-date is. Updates bevatten vaak patches voor beveiligingslekken die malware of hackers snel kunnen misbruiken

Zelfs deze basismaatregelen voor apparaten vereisen enige mate van afstemming. Handhaaf je bijvoorbeeld updates, of waarschuw je gebruikers eerst een paar keer? Daarnaast is er een heel scala aan beveiligingsmaatregelen die kunnen worden geïmplementeerd, afhankelijk van de organisatie. Naar onze mening moeten de behoeften en voorkeuren van het bedrijf deze maatregelen sturen.

Gebruik bedrijfsbehoeften als leidraad

De producten en diensten die de Modern Workplace vormgeven zijn standaard. Het echte onderscheid komt van het optimaal faciliteren van unieke bedrijfsprocessen met deze producten en diensten. Dit creëert een werkplek met toegevoegde waarde, waardoor jouw bedrijf zich kan onderscheiden bij klanten. Denk bijvoorbeeld aan een verkoper die efficient nieuwe producten en trends laat zien op een tablet bij een klant; een financieel medewerker die snel inkoop- en verkoopgegevens consolideert; of een productmanager die eenvoudig leveranciers verbindt via een portaal. Door het bedrijf goed te begrijpen, kun je bedrijfsprocessen soepeler en veiliger maken.

Daarom vragen we nieuwe klanten naar hun werkwijzen. Wat zijn de rollen en persona's? Welke processen en gegevens zijn erbij betrokken? Welke doelen worden nagestreefd, en hoe kunnen deze eenvoudiger worden bereikt? Het gaat erom de onderliggende bedrijfsvragen bloot te leggen. We spreken het liefst met de vertegenwoordigers, medewerkers en specialisten die dagelijks contact hebben met klanten. Met deze aanpak worden nieuwe beveiligingsmaatregelen in de praktijk goed ontvangen, en worden medewerkers zich meer bewust van mogelijke risico's.

Evoluerende cybersecurity

Cybersecurity is helaas geen kwestie van eenmalig alles goed inrichten. Cybercriminelen zijn altijd actief, en als organisatie kun je het je niet veroorloven stil te staan. De uitdaging van aanpassen zit niet zozeer in de technologie, maar in de adoptie ervan. Bewustzijn van huidige en opkomende dreigingen is noodzakelijk. We bespreken maandelijks met onze klanten de verbeteringen die we zien en nieuwe ontwikkelingen. Een nieuwe markt, doelgroep of product moet ook vanuit een cybersecurity-perspectief worden bekeken. Dit helpt bij het inschatten van de risico's voor het bedrijf.

De gebruiker staat centraal: zij zijn degenen die dagelijks contact hebben met klanten en het bedrijf opbouwen. Door een Modern Workplace te faciliteren die werken en samenwerken makkelijker en veiliger maakt, worden productiviteit en bescherming tegen cyberdreigingen versterkt.